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商务函电书写基本原则(中英文)
2010-09-13 来源:竞聘写作网 点击:

语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。 例如: Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit. Youwillbeparticularlyinterested
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语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。

例如:

内容来自dedecms

We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

织梦内容管理系统

You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.

dedecms.com

★■二、Consideration 体谅

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写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。

本文来自织梦

例如: dedecms.com

“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比"We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。 织梦好,好织梦

★■三、Completeness 完整

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一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请信应说明时间、地点等,确忌寄出含糊不清的信件。

内容来自dedecms

★■四、Clarity 清楚

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意思表达明确,要注意: 本文来自织梦

(一)避免用词错误: 本文来自织梦

例如:As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 织梦内容管理系统

此处bimonthly有歧义:可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了,可以改写为: 织梦内容管理系统

1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

dedecms.com

2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.

dedecms.com

3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.

dedecms.com

(二)注意词语所放的位置: 织梦好,好织梦

例如:

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1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.  copyright dedecms

2. We shall be able to supply 10 cases only of the item. 织梦好,好织梦

前者则有两种商品以上的含义。 织梦好,好织梦

(三)注意句子的结构:

dedecms.com

例如:

copyright dedecms

1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.

内容来自dedecms

2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.

织梦内容管理系统

★■五、Conciseness 简洁 dedecms.com

(一)避免废话连篇: copyright dedecms

例如: dedecms.com

1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改为:We appreciate your letter...

织梦好,好织梦

2.Enclosed herewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...

织梦内容管理系统

(二)避免不必要的重复: dedecms.com

(三)短句、单词的运用:

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